Khi dữ liệu bị mất, cái giá phải trả có thể rất cao: không có thông tin để dùng khi đang rất cần, mất khách hàng bởi vì các đơn đặt hàng không thể được hoàn tất… Có khá nhiều nguyên nhân có thể làm hỏng hoặc làm mất dữ liệu quan trọng trong hệ thống máy tính. Mất điện có thể làm hỏng đĩa cứng, gõ lệnh sai có thể xóa mất nhiều file dữ liệu quan trọng, sét lan truyền trên đường dây điện thọai nối với modem đang gắn vào hệ thống máy tính làm hỏng toàn bộ máy tính, virus máy tính có thể phá hủy toàn bộ dữ liệu đã lưu trong cả năm trời… Và khó mà lường trước được các sự cố kiểu này. Khi đó sao lưu dự phòng đôi khi là phương cách duy nhất có thể giúp phục hồi lại những thông tin đã mất.
Bên cạnh chức năng "truyền thống": sao lưu và lưu trữ bản sao dự phòng dữ liệu của toàn bộ hệ thống IT, ngày nay đầu đọc băng từ và băng từ (tape drive & tape cartridge) còn được dùng phổ biến tại các hãng phim, bệnh viện, các đài truyền hình, truyền thanh cho việc lưu trữ nhiều loại dữ liệu dạng âm thanh, hình ảnh.
Nếu giá thành (theo nghĩa đen) là lý do thuyết phục đầu tiên thì các ưu điểm khác liệt kê bên dưới (tuy ít được biết tới) cũng là các yếu tố khó cưỡng khi phần lớn các tổ chức chuyển sang dùng phương tiện lưu trữ dùng băng từ vi tính: